I gruppi di utenti permettono un controllo granulare degli accessi ai calendari

Di default, tutti gli utenti di un account possono accedere a tutti i calendari di quell’account. Se hai bisogni piú complessi, ad esempio permettere solo a certi utenti di leggere determinati calendari, la soluzione sta nell’assegnare quegli utenti a dei gruppi di accesso. Un calendario puó anche essere assegnato ad uno o piú gruppi, e il risultato sarà che solo gli utenti di quei gruppi potranno accedere a quel calendario.

Limitare gli accessi assegnando gli utenti a un gruppo di utenti

Creare un gruppo

La maggior parte delle configurazioni relative ai gruppi di utenti rimarranno nascoste fino alla creazione del primo gruppo. Puoi trovare il link ai Gruppi di Utenti in alto nella sezione Gestione Utenti. Per creare un nuovo gruppo inserisci una descrizione e clicca Aggiungi.

Assegnare utenti a un gruppo

Dopo aver creato almeno un gruppo, nella sezione Gestione Utenti vedrai comparire l’opzione per assegnare un utente a un gruppo. Se vuoi assegnare diversi utenti a un gruppo, ti suggeriamo di esportarli in un file CSV, modificare la colonna Gruppo in un programma di foglio elettronico, e infine importare di nuovo il file in SuperSaaS.

Nota che se modifichi il ruolo o il gruppo di un superuser, quest’ultimo verrà automaticamente disconnesso e dovrà successivamente rieffettuare l’accesso per rendere attive le nuove impostazioni.

Assegnare un calendario a un gruppo

Nei tab Configura > Accesso del calendario, puoi trovare un’opzione per limitarne la lettura o la modifica ad uno o piú gruppi. A seconda delle altre impostazioni presenti su quella pagina, agli utenti al di fuori del gruppo verrà negata la possibilità di fare modifiche o verrà negato l’accesso. In quest’ultimo caso, agli utenti non autorizzati che tenteranno di accedere al calendario verrà mostrato un avviso configurabile nel tab Configura > Layout.

Puó essere utile consentire agli utenti che non hanno effettuato l’accesso di leggere il calendario, senza poterlo modificare. Anche questa opzione puó essere configurata nel tab Accesso come spiegato nella sezione Cosa possono fare gli utenti…. Se un utente di un altro gruppo visualizza il calendario, in questo caso potrà farlo, senza peró modificare o creare appuntamenti.

Cancellare un gruppo

Fai attenzione quando cancelli un gruppo. Gli utenti che vi appartengono non verranno cancellati, ma torneranno allo stato di utenti senza gruppo. I calendari ancora assegnati a quel gruppo rimarranno inaccessibili finché non verranno riassegnati a un gruppo esistente o rimosse le limitazioni di gruppo.

Utilizzare i Gruppi di Utenti per filtrare l’elenco dei calendari

Se hai creato un dominio personalizzato, andare all’URL composto dal solo nome a dominio mostrerà un elenco di calendari, compresi tutti i moduli. Un altro modo di mostrare un elenco di tutti i calendari dell’account è quello di utilizzare l’URL: www.supersaas.it/schedule/nome_account

Alla pagina Controllo Accessi, puoi trovare un’impostazione che ti permette di scegliere tra mostrare un elenco o redirezionare al primo calendario presente nel tuo cruscotto amministrativo. L’ordinamento dei calendari puó essere modificato trascinandoli con il mouse.

In questa sezione trovi anche l’opzione Richiedi all’utente di fare prima login. Se la abiliti, l’utente dovrà prima fare login o creare un nome utente se non lo possiede già. Puoi anche arricchire questa schermata di login con un messaggio di benvenuto alla pagina Impostazioni Layout.

Dopo aver effettuato l’accesso, all’utente verrà mostrato un elenco filtrato di calendari composto solo da quelli ai quali ha accesso. E se ha accesso ad uno solo, verrà automaticamente inoltrato a quel calendario. Questo ti permette di comunicare ai tuoi utenti un solo link che permetterà loro di accedere al calendario in base al gruppo di appartenenza.

Richiedere l’approvazione prima di poter accedere a un calendario

Se a un utente viene richiesto di effettuare l’accesso ma non è autorizzato ad accedere ad alcun calendario, gli verrà mostrata la pagina di calendario bloccato. Poiché i nuovi utenti non fanno parte di alcun gruppo, puoi utilizzare questa funzionalità per mostrare all’utente un messaggio in cui gli viene detto di attendere l’approvazione da parte dell’Amministratore. Alla pagina Controllo Accessi puoi trovare l’impostazione Invia email di notifica all’Amministratore in modo che tu possa essere avvisato quando si registra un nuovo utente.

Limitare un superuser assegnandolo a un Gruppo di Utenti

Limitare un superuser a uno specifico calendario

Di default, i superuser sono tali per tutti i calendari di un account, a prescindere dal gruppo al quale sono stati assegnati. Quando un calendario viene assegnato a un gruppo, viene mostrata un’opzione aggiuntiva che permette di richiedere che anche i superuser facciano parte di quel gruppo. I superuser che non fanno parte del gruppo al quale è stato assegnato il calendario verranno considerati come utenti standard per quel calendario.

Modificare i diritti d’accesso di un superuser nella schermata Gestione Utente

Di default i superuser possono leggere e modificare utenti che appartengono al loro stesso gruppo o che non sono ancora stati assegnati ad un gruppo. Non possono inoltre modificare il gruppo o promuovere un utente a superuser.

Alla pagina Controllo Accessi, in basso, trovi l’impostazione Consenti ai superuser di aggiungere altri utenti e di modificare i loro diritti di accesso…. Se selezioni questa opzione, i superuser potranno aggiornare e modificare tutti gli utenti a prescindere dal gruppo al quale sono stati assegnati.

Limitare l’accesso dei superuser ai moduli

Di default, i superuser di ogni gruppo possono leggere e modificare tutti i moduli dell’account. I superuser possono essere esclusi da questo privilegio nel tab Configura > Impostazioni di un modulo.