Configurare i vincoli di prenotazione
Mediante l’uso di vincoli, puoi intervenire sul comportamento dei tuoi calendari e dei tuoi utenti. Questo ti permette di configurare in modo dettagliato quante prenotazioni possono essere create e in quali orari.
Vincoli che operano a livello di calendario prenotazioni
Nella sezione Configura > Risorse (o Configura > Servizi nel caso di un sistema multi-risorsa) sono disponibili diversi vincoli per controllare il tuo calendario. Tali vincoli ti permettono di definire limiti sia per utente che per intervallo di tempo (slot).
Limiti per utente
Ciascun tipo di calendario ti permette di controllare quanti appuntamenti un utente può inserire per giorno/settimana/mese, oppure in totale o nel futuro. Tali vincoli possono essere utili, per esempio, quando lavori in un contesto che prevede soci o membri e vuoi limitare per ciascuno di essi il numero di prenotazioni settimanali.
Limiti per slot
Oltre ai limiti per utente, i sistemi a capacità ti permettono di controllare il numero di prenotazioni per intervallo di tempo (slot) (capacità standard per slot). Puoi anche controllare la possibilità che uno stesso utente possa inserire prenotazioni multiple nel medesimo slot. Questa opzione aggiungerà un campo “Quantità” alla finestra di prenotazione, permettendo agli utenti di specificare, ad esempio, il numero di posti che vogliono prenotare.
Di default, la capacità di uno slot è visibile a tutti gli utenti. Se scegli di nasconderla, verrà mostrata al suo posto la disponibilità o meno di posti residui.
Puoi anche permettere a un singolo utente di inserire molteplici prenotazioni nel medesimo slot. Questo permetterebbe a un utente, per esempio, di prenotare anche per degli amici utilizzando il proprio account.
Lista d’attesa
Se limiti la capacità degli slot, puoi attivare le liste d’attesa. Una volta che lo slot è completo, le prenotazioni successive vengono messe in lista d’attesa. L’overbooking può essere limitato soltanto ad amministratore e superuser oppure esteso a tutti gli utenti del calendario prenotazioni. In quest’ultimo caso, puoi scegliere se mettere automaticamente gli utenti in lista d’attesa o lasciare a loro la scelta.
Nel caso una prenotazione venga cancellata, puoi scegliere se lasciare che il sistema prenoti automaticamente il primo utente in lista d’attesa oppure se farlo tu manualmente.
Un utente che dalla lista d’attesa viene confermato riceverà notifica in base alle impostazioni generali dell’account. Ammesso che le notifiche via email siano state attivate, gli utenti confermati riceveranno relativa email di notifica.
Nota che nel momento in cui abiliti la lista d’attesa, nella sezione Richiedi pagamento o approvazione? della pagina Configura > Processo apparirà una nuova impostazione che permette agli utenti in lista d’attesa di pagare nel momento in cui vengono confermati e non all’atto della prenotazione.
Vincoli di tempo
In funzione della tipologia di sistema utilizzato, hai diversi vincoli a disposizione per controllare la durata/ora di inizio delle prenotazioni.
Durata delle prenotazioni
In un sistema a capacità, la durata dello slot determina la durata delle prenotazioni. La durata standard dello slot può essere impostata nella sezione Configura > Risorse. Tale durata verrà utilizzata per tutti i nuovi slot inseriti a calendario. Puoi comunque modificare facilmente la durata standard di uno slot mentre lo crei e anche dopo. Modificare la durata o la descrizione di uno slot, oppure spostarlo ad altra data, non influisce affatto su eventuali prenotazioni in esso contenute.
Nel caso di un sistema a risorse, puoi scegliere fra tre modi di impostare la durata delle prenotazioni. Puoi lasciare che gli utenti decidano ora di inizio e di fine, puoi impostare durate fisse, o lasciare che dipenda dal servizio o dalla risorsa selezionati dal menu a tendina, il cosiddetto ‘selettore di durata’.
oltre alla durata standard, la prima opzione ti permette anche di ‘forzare’ una durata minima e massima. Inoltre il campo Pausa tra due prenotazioni successive può essere utilizzato per programmare una pausa tra due prenotazioni consecutive, ad esempio per pulire i locali.
Quando si utilizza l’opzione durata prefissata, il campo ‘Durata standard nuovi appuntamenti’ definisce la durata di ogni appuntamento inserito a calendario. Con il campo Pausa tra due prenotazioni successive puoi impostare un intervallo di tempo tra due appuntamenti consecutivi.
Scegliendo la terza opzione, apparirà un’area di testo dove inserire come righe separate le diverse opzioni del selettore di durata. Tali righe possono contenere una breve descrizione della risorsa/servizio seguita da una durata nel formato H:MM o D:HH:MM. Opzionalmente puoi anche inserire un prezzo (vedi anche Impostare i prezzi). Nota che questa funzionalità utilizza uno dei due campi personalizzabili a disposizione.
Vincoli di ora d’inizio
Oltre alla durata delle prenotazioni, puoi configurare il tuo calendario in modo che permetta agli utenti di prenotare appuntamenti soltanto in certi orari d’inizio. A questo proposito hai due possibilità: o dichiarare esplicitamente gli orari d’inizio, ad esempio 9:00 AM, 9:30 AM, 10:00 AM, etc., oppure indicare uno ‘schema’. Ad esempio, lo schema *:00, *:20, *:40 permetterebbe di creare nuovi appuntamenti soltanto allo scoccare dell’ora, e ai minuti 20 e 40 di ogni ora.
L’opzione renderà disponibile un solo slot alla volta. Questo di fatto costringe gli utenti a inserire prenotazioni adiacenti evitando così di creare ‘buchi’ nel calendario prenotazioni. In tale scenario, quando un appuntamento viene cancellato, quell’intervallo di tempo sarà il primo ad essere reso disponibile così da non lasciare spazi vuoti nel calendario prenotazioni.
Quando non utilizzi vincoli d’ora di inizio, gli appuntamenti possono potenzialmente iniziare in qualsiasi orario. In questo caso potrebbe essere opportuno impostare un opportuno arrotondamento. Così facendo puoi evitare che gli utenti prenotino appuntamenti ad orari bizzarri come ad esempio dalle 12:07 alle 12:23, il che lascerebbe il calendario pieno di buchi. Quando utilizzi l’arrotondamento in combinazione con i vincoli d’ora di inizio, solo l’ora di fine verrà arrotondata.
Quando selezioni Arrotonda gli orari al giorno più vicino, il calendario non mostrerà più ore e minuti. Questo risulta utile nel caso di eventi che durano più giornate, ad esempio l’affitto di una casa vacanza, dove non sarebbe appropriato esprimere le durate in minuti. Puoi ulteriormente limitare gli orari prenotabili specificando gli orari di apertura ed eventuali giorni speciali come ad esempio feste nazionali o ferie. Trovi queste impostazioni nelle schede Supervisiona > Orari / Giorni speciali.
Vincoli di processo
In aggiunta ai vincoli che operano a livello di calendario, esiste anche un piccolo gruppo di vincoli che ti permettono di controllare i tempi del processo di prenotazione.
Inserire e modificare prenotazioni
Nella scheda Configura > Processo puoi specificare l’anticipo massimo oltre il quale una prenotazione non può più essere modificata o cancellata, così come quando può essere inserita a calendario.
Nota che se permetti agli utenti di prenotare con un giorno di anticipo, non sarà loro possibile inserire una prenotazione per le 14:00 del giorno successivo se non sono ancora le 14:00 del giorno precedente. Se invece vuoi rendere disponibile l’intera giornata successiva, seleziona .
Vincoli incrociati in sistemi multi-risorsa
In un calendario multi-risorsa il sistema tiene conto della disponibilità di tutte le risorse dalle quali il servizio dipende. Esistono un certo numero di vincoli che possono essere configurati nel calendario di ciascuna risorsa:
- Orari di apertura
- Giorni speciali come ferie e festività
- Limitare con quanto anticipo può essere inserita una prenotazione
- Limitare il numero di appuntamenti per intervallo di tempo o totali
- Assicurarsi che un Google Calendar sincronizzato con SuperSaaS sia disponibile
Un intervallo di tempo è disponibile solo se soddisfa tutti i suddetti vincoli, inclusi i vincoli di ciascuna risorsa dalla quale il servizio dipende.
La scheda “Orari” di ciascun calendario, presente nella sezione “Supervisiona”, ha una sezione in basso che determina come vengono applicate le informazioni sulla disponibilità e dove è presente una casella di controllo che permette all’amministratore di ignorare tutti i vincoli di tempo impostati per quel calendario. Disattivare un vincolo qui avrà l’effetto di disattivarlo in tutti i servizi dipendenti.
Tutte le altre impostazioni di un calendario si applicano unicamente alle prenotazioni fatte su quel calendario. In particolare, vengono spedite soltanto una email di conferma e una email di promemoria, secondo le impostazioni presenti nel calendario dove l’utente ha inserito la prenotazione. Le impostazioni corrispondenti sui calendari a risorse dai quali il servizio dipende, vengono ignorate. Analogamente, le impostazioni di prezzo e di pagamento che vengono applicate sono quelle del calendario sul quale l’utente ha effettuato la prenotazione.