Gestire appuntamenti e clienti

Utilizza la sezione Supervisiona del tuo calendario prenotazioni per la gestione quotidiana dei tuoi appuntamenti. E’ qui che puoi visionarli, approvarli o respingerli. Puoi anche ottenere informazioni su come i tuoi clienti utilizzano il sistema di prenotazione consultando i report giornalieri, settimanali o mensili.

Nella sezione Gestione Utente puoi accedere ai dati dei tuoi utenti o fissare appuntamenti per conto loro. Se hai scelto di utilizzare un termine differente per i tuoi utenti, ad esempio “clienti”, questa sezione si chiamerà Gestione Cliente.

Nel cruscotto amministrativo trovi anche le sezioni Importa ed Esporta che ti permettono di importare/esportare i dati degli utenti in diversi formati nel/dal tuo calendario prenotazioni.

Visionare i tuoi appuntamenti

Nella sezione Supervisiona > Impostazioni puoi visionare tutti i tuoi appuntamenti futuri. Puoi anche vedere un riepilogo degli appuntamenti passati e cancellati rispettivamente mediante i link Mostra storico e Mostra cestino. Gli appuntamenti possono essere ordinati cliccando sulle intestazioni di colonna. Se il tuo calendario prenotazioni comprende molteplici risorse o servizi, mediante l’apposito menu a tendina puoi filtrare gli appuntamenti per una specifica risorsa o servizio.

Usando la barra di ricerca presente in basso sotto l’elenco degli appuntamenti puoi trovare gli appuntamenti per un utente specifico. In alternativa puoi utilizzare la sezione Gestione Utente.

Le informazioni visibili nell’elenco appuntamenti sono configurabili nella sezione Configura > Layout.

Sulla destra di ciascuna riga dell’elenco troverai due o più icone. Cliccare sull’icona a forma di calendario ti mostra lo slot/appuntamento sul calendario, mentre l’icona a forma di foglio e matita ti permette di apportare modifiche allo slot/appuntamento (vedi sotto). In un sistema a capacità, l’icona a forma di lente d’ingrandimento ti permette di vedere le prenotazioni di uno specifico slot.

Nel caso di calendari in cui sono attive funzionalità di pagamento o approvazione, il sistema mostra anche una colonna contenente simboli come + o C. Puoi portare il puntatore del mouse sul simbolo per vederne una descrizione. E’ possibile anche vedere l’elenco di tutti i codici di stato.

Approvare manualmente le prenotazioni

Se è attiva l’approvazione da parte dell’amministratore, nell’elenco delle prenotazioni vedrai anche una P per quelle in attesa di approvazione o il simbolo + per le prenotazioni già approvate; oppure il simbolo +© per quelle pagate con crediti. L’amministratore puó scegliere di ricevere un’email per ciascuna richiesta di approvazione (vedi Configurare il processo di prenotazione).

Per approvare una prenotazione, clicca sulla corrispondente icona di modifica. Nella finestra pop-up che appare, vedrai lo stato della prenotazione e l’opzione Approva. Se la prenotazione è già stata approvata, vedrai l’opzione Respingi che ti permette di revocare l’approvazione, se necessario.

Se vuoi che altre persone ricevano le richieste di approvazione, puoi attivare delle regole di inoltro nel tuo account email. La maggior parte dei programmi email (compreso Gmail) possono essere configurati per inoltrare un’email in base al suo oggetto, e questo permette ad esempio di inoltrare le approvazioni per una certa lezione ad uno specifico insegnante.

Nota che anche i superuser possono accedere all’elenco delle prenotazioni. Di default, i superuser possono approvare le prenotazioni nei tuoi calendari. Questa configurazione puó essere cambiata, se necessario, nella sezione Configura > Accesso, deselezionando Permetti ai superuser di modificare prenotazioni di altri utenti (vedi anche Diritti di accesso dei superuser)

Inserire prenotazioni per conto di altri

Se ricevi una prenotazione via telefono o email, potresti volerla inserire tu stesso a calendario. Ma dato che hai effettuato l’accesso come amministratore, la prenotazione risulterà appartenere all’amministratore. Per evitare questo, puoi ‘agire per conto di’ qualcun’altro.

Per farlo vai nella sezione Gestione Utente. Puoi agire soltanto per conto di utenti registrati. Diversamente, dovrai creare un nuovo utente prima di poter procedere alla prenotazione per suo conto.

Quindi clicca la freccia blu sulla destra dei dettagli utente. Questo ti porterà al tuo cruscotto, dove potrai selezionare il calendario da usare per prenotare. Nella barra in alto, vicino al tuo nome utente, vedrai visualizzato il nome utente/indirizzo email della persona per conto della quale stai agendo.

Se ora inserisci una prenotazione, questa verrà visualizzata con il nome dell’utente seguito da una barra e dal nome dell’amministratore o del superuser che l’ha effettivamente creata. Questo garantisce che la prenotazione appaia nell’agenda dell’utente e che le eventuali notifiche e promemoria (se configurati) vengano inviati a lui e non all’amministratore/superuser.

Indicatore di azione per conto di nella barra in alto

Mentre agisci per conto di qualcun’altro mantieni comunque i tuoi privilegi. Quindi, ad esempio, anche se hai ridotto le informazioni visibili agli utenti standard, potrai comunque vederle mentre agisci per conto loro.

Per smettere di agire per conto di qualcun’altro, semplicemente clicca sul nome utente nella parte in alto a destra dello schermo.

Ricorda che se il tuo calendario non richiede la registrazione degli utenti, non potrai agire per conto loro. Puoi comunque sempre creare un appuntamento come amministratore e inviare le notifiche all’utente non registrato. Per farlo, assicurati che Usa indirizzo email come nome utente non sia selezionato nelle impostazioni di Controllo Accessi, e abilita il campo email nella sezione Configura > Processo. Questo ti permetterà di indicare un indirizzo email per ogni prenotazione che inserisci come amministratore. Se hai configurato le conferme via email, verrà inviata automaticamente una conferma.

Report

Dalla sezione Supervisiona > Report puoi accedere a diversi report standard. Usando i vari selettori, puoi ottenere informazioni sull’andamento generale delle prenotazioni e/o sull’utilizzo del sistema per giorno, settimana, mese. I dati utilizzati per generare i report possono essere scaricati in formato CSV o XLS cliccando .

Nota che se tutto ció che vuoi sono i dati grezzi per un determinato periodo di tempo, dovrai invece utilizzare l’opzione di scaricamento nella sezione Supervisiona > Download. Questi dati possono essere utilizzati per generare report personalizzati in Excel, Numbers o Google Docs.

Gestione utenti

Le informazioni relative a utenti o clienti sono accessibili dalla sezione Gestione Utente. Quando lavori con il sistema dei crediti, puoi usare l’opzione modifica per gestire il credito di ciascun utente. Allo stesso modo puoi modificare il ruolo di un utente trasformandolo in superuser o bloccarlo per impedirgli l’accesso al tuo calendario prenotazioni.

Se uno dei tuoi utenti registrati si comporta in modo scorretto o dannoso, non devi cancellare il suo account in quanto ció gli permetterebbe di registrarsi nuovamente. Puoi invece bloccarlo. Per farlo, clicca sull’icona modifica e seleziona l’opzione a fianco del “Ruolo”. Cliccare la lente d’ingrandimento vicino al profilo dell’utente ti permette di vedere tutta la sua attività ed eventualmente cancellare attività indesiderate.

La funzione Esporta è disponibile nel menu a destra del tuo cruscotto amministrativo. Puoi utilizzarla per scaricare i dati di registrazione di tutti i tuoi utenti in formato CSV, XLS, XML o VCF/vCard. Se hai bisogno di modificare in modo massivo i dati dei tuoi utenti, puoi esportarli in formato CSV. Puoi quindi apportare le modifiche necessarie e infine ricaricare il file CSV attraverso la funzione Importa. Nota che la funzione Importa accetta unicamente file in formato CSV.

Importa utenti nel tuo calendario prenotazioni

Risoluzione dei problemi

Se durante l’importazione del file compare l’errore “CSV malformato: sequenza di byte non valida per la codifica UTF-8”, controlla i seguenti punti:

Assicurati di aver salvato il file in formato CSV.
Talvolta caratteri con segni diacritici come ad esempio “é” possono causare errori. Questi segni possono essere rimossi, ma di solito è più veloce copiare il file in Google Docs e caricarlo da lì.
Assicurati che i dati contenuti nel file sono separati da virgole. Vecchie versioni di Excel talvolta salvano il file con un punto e virgola come separatore. La soluzione con Google Docs accennata in precedenza sarebbe efficace anche in questo caso.